Julkisten hankintojen arvo Suomessa oli vuonna 2023 noin 45 miljardia euroa. Summa vastaa reilusti yli puolta valtion budjetin loppusummasta.
Julkisen sektorin tavoitteena on edistää tuolla summalla yhteiskunnan toimintaa rakentamalla toimivaa infrastruktuuria ja tarjoamalla palveluja kansalaisille.
Perinteisessä hintakeskeisessä lähestymistavassa kustannustehokkuus on julkiselle hankkijalle tärkein arvo. Hankintojen yhteiskunnallista kokonaisarvoa on sen sijaan ollut vaikea osoittaa.
Hankinnat ovat poliittista arvon luomista
Tuotteiden ja palvelujen julkiset hankinnat ovat kansainvälisten tutkimusten mukaan tehokas keino saavuttaa poliittisia tavoitteita erityisesti innovaatioiden, vastuullisuuden ja kestävän kehityksen edistämisessä.
InnoProcu-hanke
- Suomen Akatemian rahoittama hanke, joka tutki julkisen hankinnan muutosta ja sitä, kuinka hankintaa voitaisiin paremmin hyödyntää arvon luojana ja mahdollistajana.
- Toteutettiin vuosina 2020–24 LUT-yliopiston kauppakorkeakoulun hankintatoimen ja Tampereen Yliopiston johtamisen ja talouden tiedekunnan tuotantotalouden tutkijoiden muodostamassa konsortiossa. Yhteistyökumppanina oli hollantilainen Twenten yliopisto.
LUT-yliopiston ja Tampereen yliopiston tuoreen InnoProcu-tutkimuksen arvonluonnissa tulee näiden tavoitteiden lisäksi huomioida myös toimittajamarkkinoiden kehittäminen ja hankintaprosessin tuloksellisuus. Tutkimus analysoi suhteiden, arvonluonnin ja osaamisen merkitystä innovaatioiden ja vastuullisuuden edistäjänä julkisen hankinnan keinoin.
Kun kilpailu kasvaa ja markkinat vahvistuvat, hankkijaorganisaation tietämys ja ymmärrys toimittajista ja hankintamarkkinoista edistää innovaatioita ja hyödyttää samalla julkista hankkijaa itseään.
Hankintaprosessin toimivuus ja tarjouspyyntöjen huolellinen valmistelu ovat myös osa riskienhallintaa ja lisäävät hankintojen vastuullisuutta. Toimiva hankintaprosessi mahdollistaa samalla merkittäviä kustannussäästöjä, kun tarjouspyyntöjen suunnittelussa, kilpailutuksessa ja toimittajavalinnassa on olemassa selkeät käytänteet.
Julkisen sektorin pitää olla houkutteleva asiakas
Julkinen sektori kilpailee yksityisen sektorin kanssa parhaista toimittajista ja näiden kyvykkäimmistä resursseista. Toimittaja taas arvioi asiakkaan houkuttelevuutta sen perusteella, millaista arvoa se tuo kaupanteon yhteydessä.
Houkuttelevuuden arviointiin vaikuttaa se, voiko toimittaja valita asiakkaansa useammasta vaihtoehdosta vai ei. Jos asiakas ei ole riittävän houkutteleva, toimittajayritykset eivät osallistu tarjouskilpailuun tai tee tarjoustaan parhaalla tavalla.
Julkisen organisaation tulisi olla houkutteleva asiakas. Pelkästään hintakilpailuun luottamalla organisaatio voi altistua jopa toimittajan hintamanipulaatioyrityksille, ja toimittajan innovaatioresurssit ohjautuvat muille houkuttelevimmille asiakkaille.
”Innovatiiviset toimittajat ovat kiinnostuneita potentiaalisista innovoinnin mahdollistajista.”
Toimittajien haastatteluun pohjautuva tutkimus osoittaa, että talouteen ja markkinakasvuun liittyvät ajurit osatekijöineen sekä vuoropuhelukulttuuri ovat tärkeitä houkuttelutekijöitä kaikentyyppisissä hankinnoissa.
Innovatiiviset toimittajat ovat kiinnostuneita potentiaalisista innovoinnin mahdollistajista. Julkisia asiakkaita saatetaan pitää myös innovaatioiden edistäjinä, mutta niiltä ei useinkaan odoteta syvään luottamukseen perustuvia suhteita toimittajayrityksiin. Näin vältetään mahdolliset syytökset hankintalain edellytysten laiminlyönnistä liittyen esimerkiksi tarjoajien yhdenvertaiseen kohteluun ja avoimeen kilpailuun.
Uutena houkuttelevuuden ulottuvuutena aiempiin tutkimuksiin verrattuna löytyi yhteiskunnallinen tekijä, jonka mukaan toimittajayritykset voivat pitää yhteiskunnan kehittämiseen osallistumista tärkeänä, houkuttelevana tai palkitsevana.
Lisää puhtia toimittajamarkkinoiden kehittämisen
Julkiset asiakkaat eivät omienkaan vastaustensa perusteella kehitä toimittajamarkkinoita kovin aktiivisesti. Toimittajayritysten kokemukset näiden aktiivisuudesta vahvistivat vastauksia.
Erityisesti pienten toimittajien kasvun edistäminen ja aktivointi oli vastausten mukaan vähäistä, vaikka toimittajasuhteet asiakkaiden kanssa ovat varsin pitkiä. Aktivointi tarkoittaa käytännössä esimerkiksi palautteen antamista toimittajan tarjonnan parantamiseksi sekä toimittajien rohkaisemista kehittämään uutta tarjontaa ja tunnistamaan uusia markkinoita muiden julkisten asiakkaiden joukosta.
Julkisen sektorin asiakkaiden tulisi kiinnittää toimittajamarkkinoiden kehittämiseen jatkossa enemmän huomiota. Kun tuoreita tutkimustuloksia vertaa aiempiin yksityiseltä sektorilta saatuihin vastaaviin tutkimustuloksiin, näyttää siltä, että toimittajat eivät edes tunne kovin hyvin julkisten asiakkaidensa tarpeita.
Tämän sisällön mahdollistaa Tampereen yliopisto.
Journalistinen päätösvalta on MustReadin toimituksella.
Tämä artikkeli on julkaistu Creative Commons CC BY-ND 4.0 -lisenssillä.
Keskustelu
Valitettavasti mallintaminen usein sivuutetaan ja korvataan vaatimusspesifikaatiolla, jossa luetellaan Excel-taulukon muodossa yksityiskohtaisia vaatimuksia palvelulle. Vaatimusspesifikaatio soveltuu hyvin ei-toiminnallisiin vaatimuksiin, mutta on erittäin huono työväline kuvaamaan nykyistä tai tavoiteltua toimintaa ja toimintaprosesseissa käytettäviä käsitteitä ja liiketoimintasääntöjä. Nämä on paljon parempi kuvata prosessi- ja informaatiomallien avulla. Mallit kuvaavat nykyistä tai haluttua todellisuutta täsmällisesti, ne jäsentävät kommunikointia, herättävät oleellisia kysymyksiä heti hankkeen alkumetreillä ja auttavat ymmärryksen siirtymisessä hankkeen omistajalta toteuttajille ja myös päinvastoin.